六甲伯友会は会員の母校である六甲学院中学校・六甲学院高等学校の教育精神を体しつつ、会員相互の友誼を厚くし、あわせて母校の発展を助成することを目的として活動しており、それに必要な会員等の個人情報をお預かりしております。

本会は個人情報保護の重要性を十分に認識し、「個人情報の保護に関する法律」その他関係法令に従い、会員の個人情報の適切な利用と安全管理のため必要な措置を実行致します。

1. 用語の定義
   1. この方針において「事務局」とは六甲伯友会事務局のことを示します。
   2. この方針において、「個人情報」とは正会員（旧制六甲中学校、六甲中学校、六甲学院中学校、六甲高等学校、六甲学院高等学校の卒業生）、特別会員（六甲学院現教職員及び旧教職員）、事務局職員について特定の個人が識別され、または識別され得るもののうち、六甲学院中学校・六甲学院高等学校との間で共同利用を行う情報、六甲伯友会が取得または作成した情報を示します。
2. 個人情報の利用目的
   本会は個人情報を以下の目的で利用します。
   1. 同窓会活動に関する情報提供のためのE-MailやDMの送付。
   2. 会誌「伯友」の送付。
   3. 会費徴収事務、案内。
   4. 母校支援等を目的とした募金活動事務、案内。
   5. 六甲伯友会本部ならびに地域支部が主催する行事の案内。
   6. 総会・常任幹事会・幹事会・各種委員会・同好会活動に関する事務、案内。
   7. 「六甲伯友会会員名簿」の作成。
   8. その他、上記に関連する業務等。
3. 個人情報の収集
   1. 個人情報の収集は、利用目的を明確にした上で目的を達成するために必要最小限度の範囲内で収集いたします。
   2. 個人情報は適法かつ公正な手段により、直接本人から収集することを原則とします。ただし、次の各号に該当する場合は本人以外の者、機関等から収集いたします。
      1. 本人の同意があるとき。
      2. 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要するとき。
4. 個人情報の管理
   1. 六甲伯友会会長を個人情報管理責任者と定めます。
      但し、共同利用する情報に関しては管理責任者を六甲学院中学校・六甲学院高等学校とし、その管理に従うものとする。
   2. 個人情報管理責任者は収集した個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等に対して適切な安全対策を講じると同時に個人情報の正確性と最新性を維持するための適正な措置を行います。
5. 個人情報の共同利用
   本会は上記利用目的の達成のため六甲学院中学校・六甲学院高等学校との間で双方の保管する個人情報をその一部に限り共同利用いたします。
   共同利用する情報については以下の通りです。
   1. 六甲学院卒業生について本人の氏名・住所・電話番号・進路先情報・周年記念事業寄付納入情報
   2. 現教職員については本人の氏名・役職・住所・電話番号
   3. 旧教職員については本人の氏名・住所・電話番号
   4. 共同利用の責任者は六甲学院中学校・六甲学院高等学校とする。
6. 個人情報の第三者への提供
   1. 本会会員からの照会については、提供する情報の内容・目的・提供先を確認し、原則として被照会者の同意が確認できたものに限り必要な範囲で回答します。
   2. 本会会員以外からの照会については、法令の定めにより提供しなければならない場合を除き、対応いたしません。
      本会は地域支部、各種委員会、各種同好会、同期幹事の依頼に対しては所定の手続きを行った上で当会の利用目的に合致することを確認し、「開示可」の情報のみを提供します。地域支部、各種委員会、各種同好会、同期幹事に対し個人情報の提供を望まない場合は事務局までお申し出いただけば「非開示」として取扱います。お届けがない場合は原則として「開示可」として取扱います。また、いつでも将来に向けて「開示可」/「非開示」の変更ができます。
7. 個人情報の業務委託先への提供
   同窓会名簿の作成、郵便物等の発送業務代行、本会幹事対象としたメーリングリストなど会務運営上、業務委託を行っている業務委託先には秘密保持契約を締結した上で個人情報を必要な範囲で提供するものといたします。
8. 個人情報の開示・訂正請求
   本会は本人からの申し出があった場合に限り、所定の手続きの上でご自身の個人情報の開示・訂正等の請求に応じます。
9. 個人情報が記載された書類等の廃棄
   利用期間の過ぎた個人情報が記載された書類等は法令その他規定に定めのある場合を除き、シュレッダー・焼却処分等安全かつ確実な方法で速やかに処分いたします。
10. 継続的改善